적지 않은 사업 가구가 고객에게 송장을 작성하고 보내기만 하면 의무를 이행한다고 생각합니다. 그러나 현행 규정에 따르면 전자 송장은 최소 10년 동안 보관해야 하며 관할 기관의 요청 시 추적 가능성을 보장해야 합니다.
송장 데이터가 더 이상 추적할 수 없게 되면 사업자는 탈세 행위가 발생하지 않았더라도 전자 송장 보관 및 보존 규정을 위반한 것으로 확인될 수 있습니다.
송장 데이터 손실 시 800만~1500만 동 벌금
법령 125/2020/ND-CP에 따르면 법령 310/2025/ND-CP에 의해 수정 및 보완된 전자 송장 보관 및 보존 규정 위반 행위는 다음과 같이 처벌될 수 있습니다.
- 규정에 따라 보관을 보장하지 않고 전자 송장을 분실, 화재, 손상시킨 경우 800만~1500만 동의 벌금이 부과됩니다.
- 관할 기관이 검사를 요청할 때 전자 세금 계산서를 제공할 수 없는 경우 행위의 성격에 따라 500만~1,000만 동의 벌금이 부과될 수 있습니다.
- 규정은 전자 세금 계산서를 최소 10년 동안 보관하고 필요할 때 추적 가능성을 보장해야 한다고 요구합니다.
데이터 손실과 영수증 미발급 구별
개인 사업자의 경우, 세금 계산서를 작성하지 않고 세금 계산서 데이터를 잃어버리는 것은 법적 본질이 다른 두 가지 행위입니다. 개인 사업자는 다음과 같이 명확히 구별해야 합니다.
- 거래 발생 시 송장을 발행하지 않는 것은 다른 행위이며, 벌금이 훨씬 더 높습니다.
- 송장을 작성했지만 데이터를 잃어버리거나 규정에 따라 보관하지 않은 것은 보관 위반이며, 벌금은 800만~1500만 동입니다.
세금 사기 행위가 발생하지 않았더라도 송장 데이터가 더 이상 없는 것은 규정에 따른 저장 의무를 완전히 이행하지 않은 것으로 간주됩니다.
2025년 세무 관리법은 처벌을 적용할 때 기술적 문제 또는 불가항력적인 상황과 같은 요소를 고려할 수 있도록 허용합니다. 그러나 사업 가구가 백업을 수행하지 않거나, 안정적인 저장 시스템을 보장하지 않거나, 주관적인 이유로 데이터를 잃는 경우 처벌은 명확한 법적 근거가 있습니다.
가구 사업자는 전자 송장 보관을 표준화해야 합니다.
처벌 위험을 줄이기 위해 사업 가구는 전자 송장 데이터의 저장 및 관리 방법을 적극적으로 검토해야 합니다. 우선 중앙 집중식 저장 시스템, 자동 백업 기능 및 안정적인 데이터 액세스를 보장하는 서비스 제공업체를 선택해야 합니다. 전화 또는 개인 컴퓨터와 같은 개인 장치에만 송장을 저장하는 것은 장치를 변경하거나 기술적 문제가 발생할 때 많은 위험을 내포하고 있습니다.
또한 사업자는 특히 소프트웨어를 업데이트하거나 시스템을 전환한 후 정기적으로 데이터 백업을 수행하고 청구서 액세스 기능을 확인해야 합니다. 허용된 조건에서 공급업체의 클라우드 플랫폼 또는 서버 시스템에 병렬로 저장하면 데이터 손실 위험을 크게 줄일 수 있습니다.
전자 데이터를 기반으로 한 세금 관리 환경에서 세금 계산서는 올바르게 작성되어야 할 뿐만 아니라 정확하고 완전하게 저장되어야 합니다. 최대 1,500만 동의 벌금은 세금 계산서 데이터 관리 의무가 더 이상 선택적인 기술 문제가 아닌 필수 법적 요구 사항이 되었음을 보여줍니다.
