전자 세금 계산서로 전환한 후 많은 사업체는 고객에게 세금 계산서를 작성하고 보내기만 하면 의무를 완료한다고 생각합니다. 세금 계산서 데이터 저장은 특히 소규모 가구, 전담 회계사가 없고 주로 휴대폰이나 개인 컴퓨터에서 작동하는 가구의 경우 경시되는 경우가 많습니다.
실제로 세금 및 송장에 관한 법률 규정에 따르면 송장 발행은 의무의 일부일 뿐입니다. 전자 송장은 또한 법률로 규정된 기간 내내 완전하고 안전하게 저장되고 추적 가능해야 합니다. 장치 변경, 소프트웨어 오류 또는 백업 실패로 인한 데이터 손실은 이 의무에 대한 "면제" 권한을 발생시키지 않습니다.
세무 관리법 및 지침 문서의 규정에 따르면 전자 세금 계산서는 최소 10년 동안 보관해야 하며, 권한 있는 기관의 요청 시 데이터의 완전성과 추적 가능성을 보장해야 합니다.
이는 사업 가구가 송장 증빙 서류를 보관해야 할 뿐만 아니라 보관 기간 동안 데이터가 삭제, 분실 또는 추적되지 않도록 보장해야 함을 의미합니다. 개인 장치에만 송장을 보관하고, 백업하지 않거나 안정적인 저장 시스템을 사용하지 않는 것은 위반 위험을 내포하고 있습니다.
규정에 따라 충분한 송장을 보관하지 않을 경우의 벌금 수준
법령 310/2025/ND-CP에 의해 수정 및 보완된 법령 125/2020/ND-CP에 따르면 전자 송장 데이터를 저장하지 않거나 불완전하게 저장하거나 손실시키는 행위는 행정 처벌을 받을 수 있습니다.
구체적으로 가구 사업자는 다음과 같은 처벌을 받을 수 있습니다.
- 규정에 따른 보관 조건을 충족하지 못하여 전자 송장을 분실, 화재, 손상시킨 경우 800만~1500만 동의 벌금 부과;
- 관할 기관의 검사 요청 시 전자 세금 계산서를 제공할 수 없는 경우 500만~1,000만 동의 벌금이 부과됩니다.
이 벌금은 사업자 가구가 탈세 행위를 하지 않았고 추징해야 할 세금이 발생하지 않은 경우에도 적용됩니다.
송장 데이터 손실은 송장 미발행과 무엇이 다릅니까?
법적으로 송장을 발행하지 않는 것과 발행했지만 송장을 보관할 수 없는 것을 명확히 구별해야 합니다. 송장을 발행하지 않는 것은 매출 인식 의무 위반이며, 처벌 범위가 더 높고 탈세 위험과 직접적으로 관련이 있습니다.
반면, 세금 계산서 데이터 손실 또는 보관 불량은 세금 서류 관리 및 보관 의무 위반입니다. 납부해야 할 세금 금액을 변경하지 않더라도 이 행위는 관리 기관의 데이터 검사 및 대조 능력을 중단시키기 때문에 여전히 처벌됩니다.
언제 감책을 고려할 수 있습니까?
세무 관리법은 저장 시스템에 영향을 미치는 자연 재해, 화재, 광범위한 기술적 사고와 같은 불가항력적인 상황을 고려할 수 있도록 허용합니다. 그러나 사업 가구가 백업 조치를 취하지 않거나 전자 송장 서비스 제공업체와 저장 계약을 체결하지 않거나 주관적인 이유로 데이터를 잃어버린 경우 처벌은 여전히 근거가 있습니다.
실제로 휴대폰 교체, 컴퓨터 교체 또는 백업 없이 앱 삭제로 인해 발생하는 데이터 손실 사례가 많으며, 이러한 이유는 불가항력적인 것으로 간주되지 않습니다.
처벌 위험을 피하기 위한 표준화된 저장
처벌 위험을 줄이기 위해 사업 가구는 전자 세금 계산서 저장 프로세스를 전체적으로 재검토해야 합니다. 중앙 집중식 저장 시스템, 자동 백업 및 안정적인 액세스 기능을 갖춘 공급업체를 선택하는 것이 중요한 요소입니다. 동시에 특히 장비 변경 또는 소프트웨어 업데이트 후 세금 계산서 데이터를 정기적으로 다시 확인해야 합니다.
