Trong đó, quy định về cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức căn cứ Điều 19.
Điều 19. Cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức
1. Kê khai hồ sơ điện tử lần đầu:
Sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, trong thời hạn 3 ngày làm việc cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin, dữ liệu trên hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã kê khai.
2. Update electronic records during work and duty:
a) CBCCVC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật;
b) Cơ quan sử dụng CBCCVC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của CBCCVC phát sinh từ nghiệp vụ quản lý CBCCVC vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh;
c) Đối với các dữ liệu liên quan tới CBCCVC sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý CBCCVC, dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành;
d) Đối với các dữ liệu liên quan đến CBCCVC sinh ra do nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC phối hợp với cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chứa các dữ liệu này định kỳ hàng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu để thu thập, đối chiếu, cập nhật vào hồ sơ điện tử của CBCCVC. Trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, CBCCVC hoặc cơ quan sử dụng CBCCVC thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hồ sơ điện tử CBCCVC;
đ) Thông tin, dữ liệu do CBCCVC, cơ quan sử dụng CBCCVC cập nhật theo quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm d Khoản này được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định này;
e) CBCCVC, cơ quan sử dụng CBCCVC có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, trung thực thông tin, dữ liệu theo quy định tại Điều này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã cập nhật.
3. Phê duyệt hồ sơ điện tử:
a) Cơ quan quản lý và cơ quan sử dụng CBCCVC hoặc cơ quan, đơn vị được phân cấp hoặc ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra, xác thực thông tin, dữ liệu do CBCCVC cập nhật để bảo đảm tính đầy đủ, hợp lệ, thống nhất của thông tin, dữ liệu và phê duyệt thông qua việc ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong thời gian không quá 2 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được thông báo CBCCVC cập nhật hồ sơ trên hệ thống;
b) Sau khi phê duyệt, thông tin, dữ liệu được cập nhật lên hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC.
4. Hồ sơ điện tử của CBCCVC khi có thay đổi phải được hệ thống ghi nhật ký cập nhật, bao gồm tối thiểu thông tin về tổ chức, cá nhân thực hiện cập nhật, thời gian cập nhật và nội dung thay đổi, để phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra, giám sát và quản lý hồ sơ điện tử. Đồng thời, phải có hình thức thông báo thuận tiện, kịp thời cho CBCCVC về các thay đổi trong hồ sơ điện tử của CBCCVC.
